職場効率化の立役者！ 共有プリンターのススメ

職場効率化の立役者！ 共有プリンターのススメ

共有プリンターとは

– 共有プリンターとは職場などで複数の人が一つのプリンターを使いたい場合に便利なのが共有プリンターです。これは、ネットワークプリンターとも呼ばれ、一台のプリンターをネットワークに接続することで、複数のパソコンから印刷指示を送信できるようにする仕組みのことです。従来のように一台のプリンターを一台のパソコンに直接繋いで使う場合、印刷したい時にいちいちプリンターのある場所まで移動しなければなりませんでした。また、部署ごとなどにプリンターを別々に用意する必要があるため、コストがかかってしまうことも少なくありませんでした。しかし、共有プリンターの場合、自分のパソコンからネットワークを通じて簡単に印刷指示を送信できます。そのため、プリンターの設置場所にとらわれずに印刷作業を行うことができ、業務効率の向上が見込めます。さらに、プリンターを複数人で共有することで、プリンターの台数を減らし、コスト削減にも繋がります。このように、共有プリンターは、利便性とコスト削減の両面から多くのメリットをもたらします。そのため、近年多くの企業や組織で導入が進んでいます。

共有プリンターのメリット

多くの企業では、業務効率化やコスト削減のために、複数台のコンピューターで1台のプリンターを共有する「共有プリンター」の導入が進んでいます。共有プリンターには、従来の個別のプリンターを設置する場合と比べて、さまざまなメリットがあります。

まず、オフィス環境の改善に繋がります。従来のように、プリンターごとに設置場所を確保する必要がなくなり、限られたスペースを有効活用できます。部署ごとにプリンターを置く必要もなくなるため、オフィスのレイアウトの自由度も高まります。

次に、コスト削減の効果も期待できます。プリンターの購入費用はもちろん、ランニングコストを抑えることができます。例えば、インクやトナーなどの消耗品は、プリンターの数が増えるほど管理が煩雑になりがちですが、共有プリンターであれば、消耗品の購入頻度を減らし、在庫管理の手間を省くことができます。また、複数のプリンターをそれぞれ保守点検するよりも、1台の共有プリンターを定期的にメンテナンスする方が、費用を抑えられます。

さらに、業務効率の向上にも役立ちます。従来のように、印刷の度に自分の席を離れてプリンターまで行く必要がなくなり、時間を有効活用できます。また、印刷したい人がプリンターの前に集中することを防ぐことができ、スムーズに業務を進められます。

共有プリンターの選び方

職場などで複数人で使用する共有プリンターを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。まず、「どれくらいの速さで印刷できるか」という点は、業務効率に直結する要素です。大人数で利用する場合や、印刷する枚数が多い場合は、印刷速度が速い機種を選ぶことが大切です。
また、「印刷の仕上がりはどうか」という点も重要な要素です。会議資料や顧客に提出する書類など、用途に応じて必要な画質は異なります。写真やデザイン画など、高い精度が求められる場合は、高画質印刷が可能な機種を選ぶべきでしょう。
さらに、「どのような大きさの紙に印刷できるのか」も事前に確認が必要です。A4サイズだけでなく、A3サイズやB4サイズなど、使用頻度の高い用紙サイズに対応しているか確認しましょう。
その他にも、接続するパソコンの数や、1日の印刷枚数、職場のネットワーク環境なども考慮して選ぶ必要があります。例えば、無線で接続したい場合は、無線LAN機能が搭載されている機種を選ぶ必要があります。
以上の点を踏まえ、自社のニーズに最適な一台を選びましょう。

共有プリンターの導入

複数の社員で一台の印刷機を共同利用することを、「共有印刷機」と呼びます。共有印刷機を導入する最大の利点は、会社全体の印刷費用を削減できることです。個別に印刷機を購入するよりも、共有印刷機を一台導入する方が費用を抑えられます。また、印刷機の設置場所が一つに定まるため、オフィスのスペースを有効活用できるという点もメリットです。

共有印刷機を導入するには、まず印刷機を会社のネットワークに接続する必要があります。そして、印刷機を利用する全てのパソコンに、印刷機の「駆動ソフト」を導入しなければなりません。この駆動ソフトは、パソコンと印刷機が情報をやり取りするために必要なものです。設定は一見複雑そうに見えるかもしれませんが、最近の印刷機は簡単に設定できるものが増えています。そのため、情報技術に詳しくない方でも、比較的簡単に導入することができます。さらに、印刷機の製造会社によっては、導入のサポートを提供している場合があります。共有印刷機の導入を検討する際には、事前に製造会社のウェブサイトを確認したり、問い合わせたりすることをお勧めします。

共有プリンターの活用

職場などで複数の人が共通で使うプリンターは、使い方次第でさらに便利に活用することができます。共有プリンターを上手に運用するポイントは、印刷の状況を把握することとセキュリティ対策をしっかりと行うことです。

まず、印刷の状況を把握するために、誰がいつ、どのくらい印刷したのかという記録を分析してみましょう。この記録を分析すると、無駄な印刷をしていないか、印刷に使う紙の量が適切かどうかなどが分かります。この分析結果に基づいて、印刷する前に内容をよく確認することや、両面に印刷することを心がけるなど、印刷の仕方の見直しを進めることができます。その結果、印刷する紙の枚数を減らすことができ、印刷にかかる費用を削減することに繋がります。

次に、大切な情報が外に漏れないように、セキュリティ対策を万全にすることも重要です。共有プリンターを使う際に、印刷するデータにパスワードを設定することで、許可した人だけが印刷できるようにすることができます。また、プリンターを置く場所を、誰でも簡単に入れる場所ではなく、関係者以外は入れない場所に設置することも有効な手段です。

このように、共有プリンターはただ印刷するだけの機械ではなく、使い方次第で職場の仕事を効率化したり、費用を削減したりするための重要な道具になります。