ネットワークプリンター：複数人で使える便利な印刷の仕組み

ネットワークプリンター：複数人で使える便利な印刷の仕組み

ネットワークプリンターとは

– ネットワークプリンターとはネットワークプリンターとは、文字通りネットワークに接続して使用するプリンターのことです。家庭や会社、学校など、あらゆる場所で利用されています。従来のパソコンに直接ケーブルで接続するプリンターとは異なり、ネットワークプリンターはLANなどのネットワークに接続することで、複数のパソコンから一台のプリンターを共有して使用することが可能になります。例えば、会社で部署ごとにプリンターを置くのではなく、一台のネットワークプリンターを共有することで、設置や管理の手間を減らすことができます。また、自宅にネットワークプリンターがあれば、家族それぞれが自分の部屋から印刷することができるので、わざわざプリンターのある部屋まで移動する必要もありません。ネットワークプリンターには、無線LANに対応しているものと、有線LANのみ対応しているものがあります。無線LAN対応のプリンターであれば、無線LANルーターがあればケーブルなしでネットワークに接続できます。一方、有線LANのみ対応のプリンターは、LANケーブルでネットワークに接続する必要があります。ネットワークプリンターは、従来のプリンターに比べて多くの利点があるため、近年では家庭やオフィスなど、様々な場所で使用されるようになっています。今後、ますます普及していくことが予想されます。

ローカルプリンターとの違い

– ローカルプリンターとの違い皆さんが普段お使いの、パソコンに直接ケーブルで接続して使うプリンターは「ローカルプリンター」と呼ばれます。このローカルプリンターは、接続したパソコンだけでしか印刷できません。例えば、AさんとBさんがそれぞれ自分のパソコンで資料を作成し、それを印刷したい場合、それぞれが自分のパソコンに接続したプリンターを使わなければなりません。つまり、人数分のプリンターが必要になってしまいます。一方、「ネットワークプリンター」は、ネットワークに接続することで、複数の機器から印刷指示を送ることができるプリンターです。AさんもBさんも、それぞれの作成した資料を、ネットワークプリンターに印刷指示を出すことができます。この場合、プリンターは一台だけで済みます。このように、ネットワークプリンターは、一台のプリンターを複数人で共有できるので、プリンターにかかる費用を抑えたり、設置場所を節約したりすることが可能になります。

ネットワークプリンターのメリット

業務効率化やコスト削減が求められる現代のオフィス環境において、ネットワークプリンターは欠かせない存在になりつつあります。従来のプリンターと異なり、ネットワークプリンターには多くのメリットが存在します。

まず、複数の利用者で一台のプリンターを共有できるという点があげられます。従来のように各パソコンにプリンターを接続する必要がないため、プリンターの購入台数を抑えられ、コスト削減に繋がります。また、設置スペースも削減できるため、オフィスの有効活用にも役立ちます。

さらに、印刷の度にプリンターまで移動する必要がなくなり、業務効率が向上します。空いているプリンターを探す手間も省け、スムーズに印刷作業を行えます。

加えて、近年ではUSBメモリなどを直接プリンターに接続できる機種も増えています。そのため、パソコンを介さずに印刷が可能となり、利便性がさらに高まっています。このように、ネットワークプリンターは現代のオフィス環境に最適な選択肢と言えるでしょう。

ネットワークプリンターのデメリット

– ネットワークプリンターのデメリットネットワークプリンターは、複数の端末から印刷できる便利な反面、いくつか欠点も持ち合わせています。まず、ネットワークに接続されていることが前提となるため、ネットワークに障害が発生すると印刷ができなくなってしまう点が挙げられます。これは、ネットワークの接続状況に左右されやすいと言えるでしょう。例えば、ネットワーク機器の故障や回線の不具合、またはネットワークへの負荷集中などが考えられます。このような状況下では、復旧までの間印刷作業が中断され、業務に支障をきたす可能性も孕んでいます。次に、ローカルプリンターと比較して、設定が複雑になりがちという側面もあります。ネットワークプリンターを導入する際には、IPアドレスやネットワークプロトコルなど、専門的な知識が必要となる場合があります。そのため、導入や運用に手間取るケースも少なくありません。特に、情報システム担当者が不在の小規模事業所などでは、設定やトラブルシューティングに苦労する場面が想定されます。さらに、セキュリティ対策の不備は、第三者からの不正アクセスや情報漏洩のリスクに繋がります。ネットワークプリンターは、ネットワークに接続されているため、外部からの攻撃に晒される危険性があります。そのため、ファイアウォールやアクセス制限といったセキュリティ対策を適切に講じる必要があります。もしもセキュリティ対策が不十分であれば、機密情報が漏洩したり、プリンターが不正利用されたりする可能性も否定できません。このように、ネットワークプリンターは利便性の裏側に、ネットワークへの依存やセキュリティ対策の必要性といった側面も持ち合わせています。導入を検討する際は、これらのデメリットも踏まえて、自社の環境に最適かどうかを慎重に見極める必要があります。

まとめ

多くの社員がプリンターを使うオフィスでは、プリンターの購入費用やインク代などのコストが問題になることがあります。また、自分の部署から離れた場所にしかプリンターがない場合は、印刷する度に移動しなければならず、不便を感じることも少なくありません。
ネットワークプリンターは、このような問題を解決してくれる便利なツールです。
ネットワークプリンターを導入すれば、プリンターを複数人で共有することができるため、プリンターの購入台数を減らし、コスト削減につなげることができます。また、自分の席からネットワークに接続されているプリンターを利用すれば、印刷のためにわざわざ移動する必要もなくなり、業務効率の向上が見込めます。

しかし、ネットワークプリンターには、メリットだけでなく、いくつかのデメリットも存在します。
ネットワークプリンターを利用するには、プリンターをネットワークに接続する必要がありますが、ネットワークの設定が正しく行われていない場合は、プリンターが正常に動作しないことがあります。また、ネットワークに接続されている機器は、外部からの攻撃を受けるリスクがありますが、ネットワークプリンターも例外ではありません。セキュリティ対策が不十分な場合は、情報漏えいの危険性があります。
このように、ネットワークプリンターにはメリットとデメリットの両方があるため、導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットも考慮した上で、自社の環境に合った製品やサービスを選ぶことが重要です。